Trong hoạt động kinh doanh, việc mua sắm hàng hóa và dịch vụ đóng vai trò cực kỳ quan trọng. Tuy nhiên, nhiều người vẫn thường nhầm lẫn hoặc sử dụng thay thế các thuật ngữ như Procurement, Purchasing và Sourcing. Mặc dù cùng liên quan đến quá trình thu mua, ba khái niệm này có phạm vi và mục tiêu khác nhau. Việc hiểu rõ sự khác biệt giữa Purchasing, Sourcing và Procurement là gì sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng chiến lược mua sắm hiệu quả, góp phần tối ưu chi phí và nâng cao hiệu suất hoạt động tổng thể.
Procurement là gì? Toàn diện quá trình mua sắm
Theo cách hiểu rộng nhất, Procurement hay mua sắm là toàn bộ quá trình thu thập hàng hóa và dịch vụ cần thiết cho hoạt động của tổ chức. Đây là một quy trình toàn diện, bao gồm nhiều bước từ việc xác định nhu cầu, tìm kiếm nguồn cung ứng (Sourcing), đàm phán, mua hàng (Purchasing), quản lý hợp đồng cho đến quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp và đánh giá hiệu quả. Mục tiêu của Procurement không chỉ đơn thuần là mua được hàng hóa, mà còn là đảm bảo doanh nghiệp có được vật liệu, dịch vụ phù hợp nhất với chi phí tối ưu, giảm thiểu rủi ro và hỗ trợ các mục tiêu dài hạn.
Quy trình Procurement bao gồm một chuỗi các hoạt động liên kết chặt chẽ, từ giai đoạn xác định nhu cầu ban đầu cho đến khi nhận được hàng hóa hoặc dịch vụ và xử lý thanh toán. Các bước điển hình trong Procurement bao gồm: xác định rõ ràng nhu cầu của tổ chức, lập và phê duyệt các yêu cầu mua hàng, nghiên cứu và đánh giá kỹ lưỡng các nhà cung cấp tiềm năng, đàm phán về giá cả, điều khoản hợp đồng, quản lý quá trình đặt hàng và giao hàng, kiểm tra chất lượng, xử lý hóa đơn và thanh toán.
Minh họa quy trình Procurement (mua sắm) toàn diện trong doanh nghiệp
Bên cạnh các hoạt động mang tính giao dịch, Procurement còn bao gồm các yếu tố chiến lược như xây dựng khung quản lý mua sắm, theo dõi dữ liệu chuỗi cung ứng, phân tích hiệu quả mua sắm để liên tục cải thiện và giảm chi phí. Một Procurement hiệu quả cũng chú trọng đến việc chủ động giảm thiểu rủi ro trong chuỗi cung ứng, đảm bảo sự ổn định và liên tục trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Về bản chất, Procurement là chức năng đảm bảo công ty luôn có đủ các yếu tố đầu vào cần thiết để vận hành trơn tru và sản xuất ra sản phẩm, dịch vụ đáp ứng nhu cầu khách hàng.
Xem Thêm Bài Viết:- Bảng Pha Màu Sắc: Cẩm Nang Cơ Bản Cho Người Yêu Nghệ Thuật
- PA Là Gì? Tổng Quan Chi Tiết Về Vị Trí Trợ Lý Cá Nhân Chuyên Nghiệp
- Nữ mạng sinh năm 1956 hợp màu gì: Sắc màu cát tường
- Tủ Lạnh 4 Cánh: Tổng Hợp Tính Năng Hiện Đại Và Các Thương Hiệu Nổi Bật
- Chi tiết các điều kiện du học Mỹ cần chuẩn bị
Purchasing là gì? Trọng tâm vào giao dịch mua hàng
Khi mới tìm hiểu về Procurement là gì, nhiều người thường nhầm lẫn nó với Purchasing (mua hàng) và Sourcing (tìm nguồn cung ứng). Tuy nhiên, Purchasing và Sourcing thực chất là hai giai đoạn hoặc tập hợp con của quy trình Procurement tổng thể.
Purchasing – mua hàng là một phần của quy trình Procurement, tập trung chủ yếu vào các hoạt động giao dịch mua sản phẩm và dịch vụ cụ thể từ nhà cung cấp đã được lựa chọn. Vai trò chính của Purchasing là thực hiện các đơn đặt hàng, theo dõi quá trình giao hàng, kiểm tra hàng hóa khi nhận, xử lý các vấn đề liên quan đến đơn hàng và quản lý quy trình thanh toán cho nhà cung cấp.
Trong các doanh nghiệp lớn, có thể tồn tại các bộ phận riêng biệt cho Sourcing, Purchasing và Procurement, hoạt động phối hợp với nhau. Trong khi đó, ở các tổ chức nhỏ hơn, các chức năng này có thể được gộp chung lại trong một phòng ban hoặc thậm chí được thực hiện bởi một vài cá nhân. Điều này phụ thuộc vào quy mô, cơ cấu tổ chức và nhu cầu cụ thể về mua sắm của từng doanh nghiệp. Purchasing mang tính chất tác nghiệp và giao dịch hơn so với Procurement mang tính chiến lược và tổng thể.
Sourcing là gì? Chiến lược tìm kiếm nhà cung cấp
Sau khi làm rõ Purchasing và Procurement là gì, chúng ta cùng tìm hiểu về Sourcing – tìm nguồn cung ứng. Sourcing là quá trình mang tính chiến lược nhằm xác định, đánh giá, lựa chọn và thiết lập mối quan hệ với các nhà cung cấp tiềm năng có khả năng cung cấp vật liệu hoặc dịch vụ phù hợp cho tổ chức.
Quy trình Sourcing bắt đầu bằng việc hiểu rõ nhu cầu của doanh nghiệp và thị trường, sau đó tìm kiếm các nhà cung cấp đáp ứng được các tiêu chí về chất lượng, chi phí, độ tin cậy và năng lực. Các hoạt động trong Sourcing bao gồm: nghiên cứu thị trường nhà cung cấp, gửi các yêu cầu thông tin (RFI – Request for Information), yêu cầu báo giá (RFQ – Request for Quotation) hoặc yêu cầu đề xuất (RFP – Request for Proposal), đánh giá năng lực và uy tín của nhà cung cấp, đàm phán các điều khoản cơ bản trước khi đi vào hợp đồng chi tiết.
Khám phá quy trình Sourcing (tìm nguồn cung ứng) và lựa chọn nhà cung cấp chiến lược
Mục tiêu của Sourcing là xây dựng được một danh sách các nhà cung cấp tiềm năng và lựa chọn những đối tác chiến lược có thể mang lại giá trị tốt nhất cho doanh nghiệp về lâu dài. Một quá trình Sourcing hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp tìm được nguồn cung cấp đáng tin cậy, đảm bảo chất lượng đầu vào, tối ưu hóa chi phí và giảm thiểu rủi ro chuỗi cung ứng ngay từ gốc. Ngược lại, Sourcing kém có thể dẫn đến việc chọn sai nhà cung cấp, đối mặt với các vấn đề về chất lượng, chi phí đội lên hoặc sự gián đoạn trong nguồn cung.
Phân biệt Purchasing, Sourcing và Procurement: Điểm khác biệt cốt lõi
Như đã phân tích, cả ba thuật ngữ này đều liên quan đến việc thu mua nhưng có vai trò khác nhau trong bức tranh tổng thể của quản lý chuỗi cung ứng. Procurement là thuật ngữ rộng nhất, bao gồm toàn bộ quá trình từ xác định nhu cầu đến quản lý nhà cung cấp sau khi mua hàng. Purchasing là một phần của Procurement, tập trung vào các giao dịch mua hàng cụ thể. Sourcing cũng là một phần hoặc một quá trình riêng biệt mang tính chiến lược, đi trước Purchasing, nhằm tìm kiếm và đánh giá nhà cung cấp tiềm năng.
Biểu đồ thể hiện mối liên hệ và vai trò của Purchasing, Sourcing, Procurement
Để hiểu rõ hơn sự khác biệt, chúng ta có thể xem xét các khía cạnh sau:
Mua sắm (Procurement) vs. Mua hàng (Purchasing)
Sự khác biệt lớn nhất giữa Procurement và Purchasing nằm ở phạm vi và tính chất:
- Giá trị và Tác động: Procurement thường áp dụng cho các dự án mua sắm lớn, phức tạp, có giá trị cao và mang tính chiến lược, có thể ảnh hưởng sâu rộng đến hoạt động, doanh thu hoặc danh tiếng của doanh nghiệp. Quyết định sai lầm trong Procurement có thể gây hậu quả đáng kể. Ngược lại, Purchasing thường xử lý các giao dịch nhỏ hơn, mang tính tác nghiệp, thường xuyên hoặc đột xuất, ít có tác động chiến lược đến toàn bộ doanh nghiệp. Rủi ro và hậu quả của một giao dịch Purchasing đơn lẻ thường thấp hơn.
- Mục tiêu: Mục tiêu chính của Procurement là tối đa hóa giá trị tổng thể (Total Cost of Ownership – TCO) và thiết lập các mối quan hệ bền vững, chiến lược với nhà cung cấp để đạt được lợi ích lâu dài như giải pháp tùy chỉnh, chia sẻ thông tin thị trường, hợp tác giải quyết thách thức. Purchasing tập trung vào việc đáp ứng nhu cầu tức thời, đảm bảo hàng hóa được mua đúng số lượng, đúng thời điểm, đúng giá đã thỏa thuận, với mục tiêu hoàn thành giao dịch một cách nhanh chóng và hiệu quả.
So sánh giá trị dự án: Procurement thường cho chi phí cao, Purchasing cho chi phí thấp
Procurement là một quá trình phức tạp đòi hỏi sự đầu tư về thời gian và nguồn lực, phù hợp với việc xây dựng các mối quan hệ hợp tác dài hạn với nhà cung cấp. Những mối quan hệ này có thể mang lại nhiều lợi ích vượt ngoài giá cả đơn thuần. Trong khi đó, Purchasing mang tính giao dịch đơn giản, thường là các đơn hàng độc lập hoặc định kỳ không đòi hỏi đàm phán sâu rộng hay xây dựng quan hệ chiến lược.
Mục tiêu khác biệt: Procurement hướng đến tối đa hóa giá trị lâu dài, Purchasing giải quyết nhu cầu tức thời
Tìm nguồn cung ứng (Sourcing) vs. Mua sắm (Procurement) và Mua hàng (Purchasing)
Sourcing khác biệt với cả Procurement và Purchasing ở chỗ nó diễn ra ở giai đoạn đầu, mang tính chất chuẩn bị và lựa chọn hơn là thực hiện giao dịch mua sắm.
- Vai trò: Sourcing đóng vai trò tìm kiếm, sàng lọc và đánh giá các nhà cung cấp tiềm năng trước khi có nhu cầu mua hàng cụ thể phát sinh (trong trường hợp Sourcing chủ động) hoặc khi một dự án Procurement/Purchasing mới bắt đầu (Sourcing theo dự án). Nó tạo ra một “ngân hàng” nhà cung cấp đã được thẩm định sẵn sàng cho các giao dịch mua trong tương lai.
- Mục tiêu: Mục tiêu của Sourcing là xác định được những nguồn cung tốt nhất, thiết lập các khuôn khổ và hợp đồng khung với các nhà cung cấp chiến lược, đảm bảo sẵn sàng về nguồn lực khi cần thiết. Procurement và Purchasing sử dụng kết quả của quá trình Sourcing để thực hiện các giao dịch mua bán cụ thể.
Phân biệt vai trò: Sourcing tìm kiếm nhà cung cấp, Procurement và Purchasing là quy trình mua
Tóm lại, Sourcing là quá trình tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp, Purchasing là quá trình thực hiện giao dịch mua bán, còn Procurement là toàn bộ quá trình quản lý từ A đến Z, bao gồm cả Sourcing và Purchasing cùng nhiều hoạt động khác.
Vì sao Purchasing, Sourcing và Procurement hiệu quả lại quan trọng?
Mặc dù khác nhau về phạm vi, Purchasing, Sourcing và Procurement đều là những quy trình thiết yếu, liên kết chặt chẽ và cần hoạt động hiệu quả để đảm bảo sự thành công của doanh nghiệp. Khi được thực hiện một cách tối ưu, chúng mang lại nhiều lợi ích đáng kể:
- Tiết kiệm Chi phí: Bằng cách tìm kiếm nhà cung cấp tốt nhất (Sourcing), đàm phán điều khoản có lợi (Procurement) và quản lý giao dịch hiệu quả (Purchasing), doanh nghiệp có thể giảm đáng kể chi phí mua hàng và chi phí vận hành liên quan.
- Nâng cao Chất lượng: Quy trình Sourcing kỹ lưỡng giúp lựa chọn nhà cung cấp uy tín, đảm bảo chất lượng đầu vào, từ đó nâng cao chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ đầu ra của doanh nghiệp.
- Tối ưu hóa Thời gian: Quản lý Purchasing và Procurement hiệu quả giúp giảm thời gian từ khi đặt hàng đến khi nhận hàng, cải thiện khả năng đáp ứng nhanh chóng các biến động của thị trường và nhu cầu khách hàng.
- Quản lý Rủi ro: Quy trình Procurement và Sourcing chiến lược giúp nhận diện, đánh giá và giảm thiểu các rủi ro tiềm ẩn liên quan đến nhà cung cấp (phá sản, giao hàng chậm, chất lượng kém), sự biến động giá, hoặc các yếu tố địa chính trị, môi trường.
- Xây dựng Quan hệ Nhà cung cấp Mạnh mẽ: Procurement và Sourcing tập trung vào việc thiết lập và duy trì mối quan hệ hợp tác lâu dài với các nhà cung cấp chiến lược, tạo nền tảng cho sự tin cậy, giao tiếp hiệu quả và cùng nhau đổi mới.
Lợi ích khi tối ưu Purchasing, Sourcing, Procurement: Tiết kiệm chi phí, nâng cao chất lượng
Những lợi ích này không chỉ giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn mà còn tạo lợi thế cạnh tranh trên thị trường.
Xây dựng chiến lược Purchasing, Sourcing và Procurement tối ưu
Để đạt được những lợi ích kể trên, doanh nghiệp cần xây dựng và triển khai một chiến lược rõ ràng cho Purchasing, Sourcing và Procurement. Chiến lược này nên bao gồm các bước sau:
- Xác định Nhu cầu Kinh doanh: Hiểu rõ mục tiêu tổng thể của doanh nghiệp, yêu cầu về hàng hóa/dịch vụ, ngân sách và các ưu tiên khác để định hướng cho toàn bộ quá trình mua sắm.
- Nghiên cứu và Lựa chọn Nhà cung cấp: Thực hiện quy trình Sourcing chuyên nghiệp để tìm kiếm, đánh giá và lựa chọn những nhà cung cấp tiềm năng và phù hợp nhất dựa trên các tiêu chí đã đặt ra.
- Đàm phán và Quản lý Hợp đồng: Tiến hành đàm phán chi tiết về giá cả, điều khoản thanh toán, thời gian giao hàng, chất lượng và các điều khoản khác. Xây dựng các hợp đồng rõ ràng, minh bạch và quản lý chặt chẽ việc tuân thủ hợp đồng.
- Tối ưu hóa Quy trình Mua hàng: Chuẩn hóa quy trình Purchasing từ khâu yêu cầu mua hàng đến thanh toán để đảm bảo tính hiệu quả, nhanh chóng và kiểm soát tốt.
- Quản lý Quan hệ Nhà cung cấp (SRM – Supplier Relationship Management): Duy trì mối quan hệ tốt đẹp với các nhà cung cấp chính, theo dõi hiệu suất của họ, giải quyết kịp thời các vấn đề phát sinh và tìm kiếm cơ hội hợp tác cải tiến.
- Ứng dụng Công nghệ: Sử dụng các phần mềm quản lý mua sắm (Procurement Software) để tự động hóa các quy trình, tăng cường khả năng hiển thị dữ liệu và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu.
Một chiến lược được xác định rõ ràng và thực thi tốt sẽ là nền tảng vững chắc cho hoạt động mua sắm, đóng góp trực tiếp vào sự thành công và tăng trưởng bền vững của doanh nghiệp.
Purchasing, Sourcing và Procurement có thật sự cần thiết?
Việc hiểu rõ sự khác biệt giữa Purchasing, Sourcing và Procurement là gì giúp chúng ta nhận thức được vai trò và tầm quan trọng của từng quy trình. Procurement là bức tranh lớn, trong đó Sourcing là giai đoạn tìm kiếm và lựa chọn nguồn cung, còn Purchasing là giai đoạn thực hiện các giao dịch cụ thể. Mặc dù việc sử dụng các thuật ngữ này có thể linh hoạt trong các công ty khác nhau, điều quan trọng nhất không nằm ở tên gọi, mà là ở tính hiệu quả của các quy trình cốt lõi đằng sau chúng.
Thiếu hiệu quả trong Procurement, Purchasing hay Sourcing có thể dẫn đến lãng phí chi phí, chất lượng đầu vào kém, gián đoạn sản xuất và giảm sức cạnh tranh. Đó là lý do tại sao việc xây dựng và liên tục cải thiện các quy trình này là vô cùng cần thiết cho mọi doanh nghiệp, bất kể quy mô.
Tầm quan trọng của việc hiểu và tối ưu quy trình Purchasing, Sourcing, Procurement
Thay vì quá chú trọng vào việc phân biệt thuật ngữ, doanh nghiệp nên tập trung vào việc thiết lập các hệ thống và quy trình nội bộ hoạt động trơn tru, đảm bảo thông tin được luân chuyển liền mạch giữa các giai đoạn Procurement, Purchasing và Sourcing, từ đó tối ưu hóa toàn bộ hoạt động mua sắm.
Kết luận
Hy vọng qua bài viết này, bạn đã có cái nhìn rõ ràng hơn về ý nghĩa, vai trò và sự khác biệt giữa Purchasing, Sourcing và Procurement là gì. Tóm lại:
- Procurement là quy trình toàn diện và chiến lược, bao gồm mọi hoạt động từ xác định nhu cầu đến quản lý hợp đồng và nhà cung cấp sau khi mua hàng, thường áp dụng cho các dự án lớn, phức tạp, có giá trị và tác động cao.
- Purchasing là một phần của Procurement, tập trung vào các hoạt động giao dịch thực tế như đặt hàng, theo dõi giao nhận và thanh toán, thường áp dụng cho các giao dịch nhỏ hơn, ít phức tạp, mang tính tác nghiệp.
- Sourcing là quá trình chiến lược tìm kiếm, đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp tiềm năng trước khi thực hiện các giao dịch mua sắm cụ thể, đóng vai trò nền tảng cho cả Procurement và Purchasing hiệu quả.
Nắm vững và tối ưu hóa cả ba quy trình này là chìa khóa để doanh nghiệp giảm chi phí, nâng cao chất lượng, giảm thiểu rủi ro và xây dựng mối quan hệ bền vững với các nhà cung cấp, từ đó thúc đẩy tăng trưởng và đạt được thành công lâu dài.
