Khi cần làm việc với các dữ liệu dạng bảng tính, bên cạnh Microsoft Excel, bạn có một lựa chọn miễn phí và mạnh mẽ khác từ Google: Google Sheet. Công cụ này ngày càng phổ biến nhờ tính linh hoạt và khả năng cộng tác vượt trội. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách sử dụng Google Sheet từ những thao tác cơ bản nhất.
1. Google Sheets là gì?
Google Sheets (hay còn gọi là Google Trang tính) là một ứng dụng bảng tính trực tuyến miễn phí, là một phần của bộ ứng dụng văn phòng Google Drive. Google Sheet cho phép người dùng tạo, chỉnh sửa và làm việc với bảng tính tương tự như Microsoft Excel, nhưng với lợi thế chính là khả năng lưu trữ đám mây và cộng tác theo thời gian thực.
Google Sheet được đánh giá cao và ứng dụng rộng rãi trong môi trường làm việc, đặc biệt là làm việc nhóm online, nhờ các tính năng nổi bật sau:
- Nhập liệu và tính toán dễ dàng: Người dùng có thể nhập dữ liệu, áp dụng các công thức tính toán một cách nhanh chóng và chính xác.
- Tự động lưu: Dữ liệu được tự động lưu lại sau mỗi thao tác, giúp tránh mất mát thông tin do sự cố hoặc quên lưu thủ công.
- Gợi ý công thức: Khi người dùng bắt đầu gõ một hàm, Google Sheet sẽ hiển thị gợi ý về cú pháp và công dụng của hàm đó, hỗ trợ người dùng áp dụng công thức chính xác.
- Cộng tác trực tuyến: Nhiều người dùng có thể truy cập và chỉnh sửa cùng một bảng tính cùng lúc. Tính năng nhận xét và chia sẻ giúp tăng cường tương tác và hiệu suất làm việc nhóm, rất phù hợp với các dự án cần nhiều người cùng đóng góp dữ liệu hoặc báo cáo.
Một lợi thế lớn khác của Google Sheet là khả năng tương thích trên nhiều nền tảng. Bạn có thể truy cập và làm việc với bảng tính của mình trên hầu hết các thiết bị có kết nối internet.
2. Hướng dẫn chi tiết cách sử dụng Google Sheet
Dưới đây là hướng dẫn từng bước về các thao tác cơ bản mà người mới bắt đầu cần nắm vững khi sử dụng Google Sheet.
Xem Thêm Bài Viết:- Chi Tiết Cách Vẽ Đèn Giao Thông Dễ Hiểu
- Màu sắc hợp tuổi Mậu Ngọ năm 2025
- Điểm chuẩn đại học Xây Dựng các năm 2022-2021-2020-2019-2018-2017-2016-2015
- Tranh tô màu con sâu ngộ nghĩnh giúp bé phát triển
- Vẽ Tranh Trồng Cây Xanh Lan Tỏa Thông Điệp Bảo Vệ Môi Trường
2.1 Tạo và điền thông tin trên Google Sheet
Để bắt đầu làm việc, bạn cần tạo một bảng tính mới:
Bước 1: Mở trình duyệt web và truy cập trang tìm kiếm của Google. Gõ “Google Trang Tính” hoặc “Google Sheets” vào ô tìm kiếm và nhấn Enter.
Bước 2: Trong kết quả tìm kiếm, tìm và nhấp vào đường link dẫn đến trang chủ của Google Trang Tính. Thường là kết quả từ domains của Google như sheets.google.com.
Bước 3: Tại trang chủ Google Trang Tính, bạn sẽ thấy các mẫu bảng tính có sẵn hoặc tùy chọn tạo bảng tính mới. Nhấp vào biểu tượng dấu cộng (+) để tạo một bảng tính trống hoàn toàn mới. Sau khi bảng tính được tạo, bạn có thể bắt đầu nhập dữ liệu trực tiếp vào các ô.
2.2 Nhập dữ liệu từ các tập tin có sẵn
Nếu bạn đã có dữ liệu trong các định dạng file khác (như .xlsx của Excel, .csv, .txt…), bạn có thể nhập chúng vào Google Sheet.
Bước 1: Mở file Google Sheet mà bạn muốn nhập dữ liệu vào. Trên thanh menu, chọn Tệp (File), sau đó chọn Nhập (Import).
Bước 2: Một hộp thoại “Nhập tệp” sẽ xuất hiện. Chọn tab Tải lên (Upload). Nhấp vào Chọn tệp từ thiết bị của bạn (Select a file from your device) để duyệt và chọn file dữ liệu từ máy tính của bạn. Sau khi file được tải lên, bạn sẽ có các tùy chọn về cách nhập dữ liệu (ví dụ: tạo bảng tính mới, chèn trang tính mới, thay thế dữ liệu trong trang tính hiện tại…). Chọn tùy chọn phù hợp và nhấn Nhập dữ liệu (Import data).
2.3 Đổi tên và tải dữ liệu trên trang tính về máy tính
Quản lý file hiệu quả bao gồm việc đặt tên dễ nhớ và có thể lưu trữ cục bộ khi cần.
Bước 1: Để đổi tên bảng tính, bạn chỉ cần nhấp vào tên mặc định (ví dụ: “Bảng tính không có tiêu đề”) ở góc trên bên trái màn hình. Nhập tên mới bạn muốn và nhấn Enter. Ngoài ra, bạn có thể vào menu Tệp (File), chọn Đổi tên (Rename).
Bước 2: Để tải bảng tính về máy tính của bạn, vào menu Tệp (File), chọn Tải xuống (Download). Bạn sẽ thấy danh sách các định dạng file có thể tải về như Microsoft Excel (.xlsx), OpenDocument Spreadsheet (.ods), Comma Separated Values (.csv), PDF Document (.pdf)… Chọn định dạng file bạn cần.
2.4 Cách mở quyền truy cập và chia sẻ Google Sheet
Khả năng cộng tác là điểm mạnh lớn của Google Sheet. Bạn có thể dễ dàng chia sẻ bảng tính với người khác và thiết lập quyền truy cập cho họ.
Bước 1: Nhấp vào nút Chia sẻ (Share) màu xanh dương ở góc trên cùng bên phải giao diện Google Sheet.
Bước 2: Hộp thoại chia sẻ sẽ hiện ra. Trong mục “Nhận đường liên kết” (Get link), nhấp vào mũi tên thả xuống để thay đổi cài đặt. Bạn có thể chọn “Bất kỳ ai có đường liên kết” (Anyone with the link) để chia sẻ rộng rãi, hoặc “Chỉ những người được thêm” (Restricted) nếu chỉ muốn chia sẻ với những người bạn mời cụ thể qua email.
Bước 3: Bên cạnh tùy chọn chia sẻ (ví dụ: Bất kỳ ai có đường liên kết), bạn có thể thiết lập quyền truy cập cho nhóm người đó bằng cách nhấp vào mũi tên thả xuống. Các quyền phổ biến là:
- Người xem (Viewer): Chỉ được xem dữ liệu.
- Người nhận xét (Commenter): Được xem và thêm nhận xét.
- Người chỉnh sửa (Editor): Được xem, nhận xét và chỉnh sửa dữ liệu.
Chọn quyền phù hợp với mục đích chia sẻ của bạn.
Bước 4: Sau khi thiết lập xong, nhấp vào nút Sao chép đường liên kết (Copy link). Đường link bảng tính sẽ được sao chép vào bộ nhớ tạm. Bạn có thể dán đường link này vào email, tin nhắn hoặc bất kỳ đâu để gửi cho người cần chia sẻ. Cuối cùng, nhấn Xong (Done).
2.5 Cách sao chép định dạng trong Google trang tính
Đôi khi bạn muốn áp dụng định dạng của một ô hoặc một dải ô sang vị trí khác mà không sao chép nội dung. Google Sheet hỗ trợ tính năng “Dán đặc biệt” cho phép làm điều này.
Bước 1: Chọn ô hoặc dải ô có định dạng mà bạn muốn sao chép. Nhấp chuột phải và chọn Sao chép (Copy) hoặc nhấn Ctrl + C (Windows) / Cmd + C (Mac).
Bước 2: Chọn ô hoặc dải ô đích nơi bạn muốn áp dụng định dạng đã sao chép.
Bước 3: Nhấp chuột phải vào ô đích đã chọn. Trong menu hiển thị, di chuột qua Dán đặc biệt (Paste special) và chọn Chỉ dán định dạng (Paste format only). Định dạng từ nguồn sẽ được áp dụng cho vùng đích mà không ghi đè nội dung hiện có.
2.6 Cách bảo vệ dữ liệu tại Google Sheets
Để ngăn chặn việc người khác (hoặc chính bạn vô tình) chỉnh sửa các ô hoặc trang tính quan trọng, bạn có thể bảo vệ chúng.
Bước 1: Mở bảng tính bạn muốn bảo vệ. Trên thanh menu, chọn Dữ liệu (Data), sau đó chọn Trang tính và dải ô được bảo vệ (Protected sheets and ranges).
Bước 2: Một bảng điều khiển “Trang tính và dải ô được bảo vệ” sẽ xuất hiện ở bên phải. Nhấp vào nút Thêm trang tính hoặc dải ô (Add a sheet or range).
Bước 3: Bạn có thể chọn bảo vệ toàn bộ một trang tính (Sheet) hoặc chỉ một dải ô cụ thể (Range). Chọn tùy chọn bạn muốn bảo vệ. Nếu chọn dải ô, nhập phạm vi ô (ví dụ: A1:C10). Sau đó, nhấp vào Thiết lập quyền (Set permissions).
Bước 4: Hộp thoại “Thiết lập quyền chỉnh sửa” sẽ hiện ra.
- Chọn “Hạn chế người có thể chỉnh sửa dải ô này” (Restrict who can edit this range/sheet).
- Bạn có thể chọn “Chỉ mình bạn” (Only you) hoặc “Tùy chỉnh” (Custom) để chỉ định người dùng cụ thể (qua email) có quyền chỉnh sửa. Nếu chọn “Tùy chỉnh”, thêm địa chỉ email của họ.
Nhấp Xong (Done) để hoàn tất việc thiết lập bảo vệ.
2.7 Các công thức cơ bản nhất có trong Google Sheets
Google Sheet hỗ trợ rất nhiều hàm và công thức tính toán, từ cơ bản đến nâng cao. Dưới đây là một số công thức thường dùng cho người mới bắt đầu:
=SUM(dải_ô): Tính tổng giá trị trong một dải ô cụ thể (ví dụ:=SUM(A1:A10)).=AVERAGE(dải_ô): Tính giá trị trung bình của các số trong một dải ô (ví dụ:=AVERAGE(B1:B5)).=COUNT(dải_ô): Đếm số lượng ô chứa giá trị số trong một dải ô (ví dụ:=COUNT(C:C)).=MAX(dải_ô): Tìm giá trị lớn nhất trong một dải ô chứa số (ví dụ:=MAX(D1:D100)).=MIN(dải_ô): Tìm giá trị nhỏ nhất trong một dải ô chứa số (ví dụ:=MIN(E1:E50)).=COUNTIF(dải_ô, tiêu_chí): Đếm số lượng ô trong dải ô thỏa mãn một tiêu chí nhất định.=SUMIF(dải_ô_tiêu_chí, tiêu_chí, dải_ô_tính_tổng): Tính tổng các ô trong một dải ô dựa trên một tiêu chí trong dải ô tương ứng.=IF(biểu_thức_logic, giá_trị_nếu_đúng, giá_trị_nếu_sai): Thực hiện kiểm tra logic và trả về một giá trị nếu đúng hoặc một giá trị khác nếu sai.
Google Sheet cũng cung cấp gợi ý cú pháp và trợ giúp khi bạn bắt đầu gõ công thức vào một ô.
3. Google Sheets có điểm gì khác so với Excel?
Mặc dù cả Google Sheets và Microsoft Excel đều là công cụ bảng tính mạnh mẽ, chúng có những điểm khác biệt cốt lõi ảnh hưởng đến quyết định sử dụng tùy theo nhu cầu:
- Chi phí: Google Sheets hoàn toàn miễn phí với tài khoản Google. Microsoft Excel là một phần của bộ Microsoft Office và thường yêu cầu mua giấy phép (một lần) hoặc đăng ký dịch vụ Microsoft 365 (theo tháng/năm).
- Cộng tác: Google Sheets được thiết kế tối ưu cho làm việc nhóm trực tuyến và cộng tác theo thời gian thực. Nhiều người có thể cùng chỉnh sửa một file, theo dõi lịch sử thay đổi, và thêm nhận xét dễ dàng. Excel truyền thống mạnh về làm việc offline, mặc dù các phiên bản mới có tích hợp tính năng cộng tác qua OneDrive/SharePoint nhưng vẫn thường không mượt mà bằng Google Sheets.
- Lưu trữ và Đồng bộ: Google Sheets lưu trữ tự động trên đám mây (Google Drive) và đồng bộ hóa liền mạch trên các thiết bị. Excel mặc định lưu trữ cục bộ, việc lưu trữ đám mây (OneDrive) và đồng bộ cần thiết lập thủ công hơn.
- Tính năng và Hiệu suất: Excel thường mạnh mẽ hơn về số lượng và độ phức tạp của các hàm, khả năng xử lý dữ liệu lớn và các công cụ phân tích chuyên sâu (như Power Query, Power Pivot). Google Sheets có thể chậm hơn khi xử lý bảng tính cực lớn và các hàm nâng cao không đa dạng bằng Excel.
- Truy cập Offline: Excel truyền thống có lợi thế khi làm việc không có kết nối internet ổn định. Google Sheets cần kết nối mạng để hoạt động tối ưu, mặc dù có chế độ làm việc offline nhưng cần thiết lập trước và có giới hạn.
Tóm lại, nếu bạn cần một công cụ miễn phí, dễ dùng, tối ưu cho làm việc nhóm và truy cập mọi lúc mọi nơi trên mọi thiết bị, Google Sheets là lựa chọn tuyệt vời. Nếu công việc đòi hỏi các phân tích dữ liệu cực kỳ phức tạp, xử lý bảng tính rất lớn hoặc cần làm việc offline thường xuyên, Microsoft Excel có thể phù hợp hơn. Tùy vào đặc thù công việc và môi trường làm việc mà bạn có thể chọn công cụ phù hợp nhất.
